- Бюджетный учет компьютеров
- Варианты учета компьютера
- Если компьютер учитывается как единый объект.
- Если компьютер учитывается по частям.
- Компьютер — единый объект
- Нормативные акты: учет мониторов и системных блоков
- Отражение пк в учете как единого объекта
- Отражение пк в учете по составным частям
- Составляющие компьютера — отдельные объекты
- Списываем расходы по обновлению компьютера
- Вывод
Бюджетный учет компьютеров
Способ учета компьютерной техники. Согласно п. 7, 8 СГС «Основные средства»[1]) компьютер (рабочая станция) является основным средством, поскольку:
– имеет срок полезного использования более 12 месяцев;
– выполняет определенные самостоятельные функции;
– принадлежит учреждению на праве оперативного управления и используется в его деятельности неоднократно или постоянно;
– при его использовании возможно получение экономических выгод или полезного потенциала;
– первоначальная стоимость объекта может быть надежна оценена.
Основным средством (инвентарным объектом) в целях бюджетного учета признается (п. 45 Инструкции № 157н[2], п. 9, 10 СГС «Ос-
новные средства»):
– объект имущества со всеми приспособлениями и принадлежностями;
– отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций;
– обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, который предназначен для выполнения определенной работы. Таким комплексом признается один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных в единый комплекс (на одном фундаменте), в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно;
– часть объекта имущества, в отношении которой самостоятельно можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала либо которая имеет отличный от остальных его частей срок полезного использования и стоимость которой составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.
При этом объекты основных средств, срок полезного использования которых является одинаковым и стоимость которых не признается существенной (например, периферийные устройства и компьютерное оборудование), могут объединяться в один инвентарный объект и признаваться комплексом объектов основных средств согласно учетной политике учреждения (п. 10 СГС «Основные средства»).
На основании изложенного учет компьютеров может быть организован казенным учреждением одним из двух способов:
1) постановка компьютера на баланс как единого комплекса конструктивно сочлененных предметов, состоящего из монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и других комплектующих. При указанном способе учета любое перемещение составных частей компьютера будет рассматриваться как разукомплектация основного средства;
2) учет монитора и системного блока как отдельных инвентарных объектов, а клавиатуры, мыши и других комплектующих – как материальных запасов, входящих в состав системного блока. Этот вариант учета применим в случае, когда мониторы и системные блоки планируется эксплуатировать в составе различных комплектаций компьютерного оборудования, либо если указанные объекты приобретаются в разное время, имеют разный срок полезного использования и их стоимость является значительной относительно стоимости других комплектующих компьютера.
Выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.
Применение бюджетной классификации. На основании положений Порядка № 209н[3] расходы в рамках заключенных казенными учреждениями договоров (контрактов) необходимо отражать на следующих статьях (подстатьях) КОСГУ:
– на приобретение компьютеров в полной комплектации, а также мониторов и системных блоков как самостоятельных объектов основных средств – на статье 310 «Увеличение стоимости основных средств»;
– на покупку комплектующих (запасных частей) для целей капвложений в инвентарные объекты – на подстатье 347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений»;
– на оплату работ по сборке компьютера, покупку программного обеспечения вместе с установкой и настройкой, для целей капвложений в инвентарные объекты – на подстатье 228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений»;
– на приобретение комплектующих (запасных частей), которые не относятся к капвложениям в инвентарные объекты (например, предназначены для замены изношенных частей), – на подста-
тье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов».
Согласно Порядку № 85н[4] названные расходы следует относить на КВР:
– 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг»;
– 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» – если они осуществляются федеральными казенными учреждениями в рамках утвержденного плана информатизации в сфере информационно-коммуникационных технологий. На уровне субъекта РФ (муниципалитета) данный КВР применяется, только если такое решение принято соответствующим финансовым органом.
Присвоение кода ОКОФ и определение срока полезного использования. Инвентарные объекты основных средств принимаются к бюджетному учету на основании их группировки по ОКОФ (п. 45, 53 Инструкции № 157н).
В настоящее время действует Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ) ОК 013‑2022 (СНС 2008), утвержденный Приказом Росстандарта от 12.12.2022 № 2022‑ст.
В увязке с ОКОФ используется Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 (далее – Классификация ОС), в соответствии с которой определяется срок полезного использования объекта учета для начисления амортизации.
Согласно ОК 013‑2022 (СНС 2008) и примечанию к Классификации ОС персональные компьютеры относятся к коду 330.28.23.23 «Машины офисные прочие», который включен во вторую амортизационную группу «Имущество со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно».
Конкретные коды для учитываемых в составе основных средств системных блоков и мониторов в указанных документах отсутствуют. Поэтому комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения самостоятельно принимает решение об отнесении их к определенной группе основных фондов (см. Письмо Минфина РФ от 27.12.2022 № 02‑07‑08/78243).
Срок полезного использования мониторов и системных блоков можно определить исходя из сроков их эксплуатации, указанных в рекомендациях производителя, и (или) на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, принятого с учетом (п. 35 СГС «Основные средства»):
– ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;
– ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;
– нормативно-правовых и других ограничений использования этих объектов;
– гарантийного срока использования объектов.
По мнению автора, указанным объектам, так же как и компьютеру, может быть присвоен код 330.28.23.23 по ОКОФ и установлен срок полезного использования 36 месяцев.
Самостоятельно принятые учреждением решения об отнесении объектов основных средств к соответствующей группе кодов ОКОФ и установлении его срока полезного использования целесообразно закрепить в учетной политике.
Начисление амортизации. Амортизация по принятым к учету в составе основных средств компьютеров в сборе, мониторов и системных блоков начисляется в общем порядке, предусмотренном разд. VI СГС «Основные средства».
В соответствии с п. 34 этого стандарта объект начинает амортизироваться с 1‑го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бюджетному учету, до 1‑го числа месяца, следующего за месяцем прекращения признания объекта (его выбытия с учета), или месяца, следующего за месяцем, в котором его остаточная стоимость стала равной нулю.
Порядок начисления амортизации зависит от стоимости объекта (п. 36, 39 СГС «Основные средства»).
Стоимость объектов основных средств | Порядок начисления амортизации |
Объект основных средств стоимостью до 10 000 руб. включительно | Амортизация не начисляется. Стоимость объекта списывается с балансового учета при выдаче (вводе) в эксплуатацию с одновременным отражением на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации» |
Объект основных средств стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. включительно | Амортизация начисляется в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию |
Объект основных средств стоимостью свыше 100 000 руб. | Амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными нормами амортизации одним из трех способов: – линейным методом; – методом уменьшаемого остатка; – пропорционально объему продукции (услуг) |
Порядок учета компьютера как единого объекта. В случае приобретения компьютера в полной комплектации (в сборе) он принимается к учету в составе основных средств на счете 1 101 34 000 «Машины и оборудование – иное движимое имущество учреждения» по первоначальной стоимости, формируемой на счете 1 106 31 000 «Вложения в основные средств – иное движимое имущество». Такая стоимость включает в себя расходы, непосредственно связанные с приобретением (созданием) компьютера, доведением их до состояния, пригодного к использованию. Полный перечень расходов приведен в п. 15 СГС «Основные средства».
Комплектующие (запасные части), приобретенные для последующей сборки компьютера – автоматизированного рабочего места, учитываются на счете 1 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения». Их первоначальная стоимость формируется на счете 1 106 34 000 «Вложения в материальные запасы – иное движимое имущество» в сумме фактически произведенных вложений, перечень которых приведен в п. 19 СГС «Запасы»[5]. При выдаче комплектующих (запчастей) для сборки компьютера их стоимость будет относиться на увеличение его первоначальной стоимости.
Для учета сумм начисленной на компьютер амортизации предназначен счет 1 104 34 000 «Амортизация машин и оборудования иного движимого имущества учреждения».
Казенное учреждение в рамках заключенного контракта с поставщиком приобрело:
– монитор стоимостью 25 000 руб.;
– комплектующие и запасные части для сборки системного блока стоимостью 70 000 руб.;
– клавиатуру стоимостью 3 000 руб.;
– мышь стоимостью 2 000 руб.
В рамках отдельного договора с коммерческой организацией приобретены неисключительные права на программное обеспечение (операционную систему) – 5 000 руб., оплачены услуги по сборке компьютера, установке программного обеспечения – 3 000 руб.
В соответствии с учетной политикой учреждения компьютер (со всеми комплектующими) учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Амортизация по нему начисляется линейным способом.
После сборки компьютер принят к учету в качестве единого объекта основных средств и введен в эксплуатацию.
В бюджетном учете указанные операции согласно Инструкции № 162н[6] отразятся следующим образом:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Приняты к учету в составе материальных запасов: | |||
– монитор | 1 105 36 347 | 1 302 34 734 | 25 000 |
– комплектующие (запчасти) для сборки системного блока | 1 105 36 347 | 1 302 34 734 | 70 000 |
– клавиатура | 1 105 36 347 | 1 302 34 734 | 3 000 |
– мышь | 1 105 36 347 | 1 302 34 734 | 2 000 |
Погашена задолженность перед поставщиком (25 000 70 000 3 000 2 000) руб. | 1 302 34 834 | 1 304 05 347 | 100 000 |
Выданы комплектующие (запчасти) для сборки компьютера | 1 106 31 310 | 1 105 36 447 | 100 000 |
Отражены расходы: | |||
– на покупку операционной системы | 1 106 31 310 | 1 302 28 734 | 5 000 |
– на оплату услуг по сборке компьютера, установке программного обеспечения | 1 106 31 310 | 1 302 28 734 | 3 000 |
Погашена задолженность перед коммерческой организацией (5 000 3 000) руб. | 1 302 28 834 | 1 304 05 228 | 8 000 |
Принята к забалансовому учету стоимость операционной системы | Забалансовый счет 01 | 5 000* | |
Принят к учету компьютер по сформированной стоимости (100 000 8 000) руб. | 1 101 34 310 | 1 106 31 310 | 108 000 |
Отражено ежемесячное начисление амортизации в течение всего срока полезного использования компьютера (108 000 руб. / 36 мес.) | 1 401 20 271 | 1 104 34 411 | 3 000 |
* Приобретенную операционную систему необходимо учитывать на забалансовом счете 01 по стоимости, указанной в лицензионном договоре (п. 66, 333 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 24.10.2022 № 02‑07‑10/81930).
Порядок учета компьютера, состоящего их нескольких объектов. В этом случае монитор и системный блок подлежат учету в составе основных средств на счете 1 101 34 000 «Машины и оборудование – иное движимое имущество учреждения» с последующим отражением амортизационных отчислений по ним на счете 1 104 34 000 «Амортизация машин и оборудования – иного движимого имущества учреждения».
Капвложения в указанные объекты отражаются на счете 1 106 31 000 «Вложения в основные средств – иное движимое имущество».
Клавиатуру, мышь следует учитывать как материальные запасы на счете 1 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения» с последующим отнесением их стоимости на увеличение стоимости системного блока.
Казенное учреждение приобрело у поставщика (коммерческой организации):
– монитор стоимостью 12 000 руб.;
– комплектующие и запасные части для сборки системного блока стоимостью 30 000 руб.;
– клавиатуру стоимостью 2 000 руб.;
– мышь стоимостью 1 000 руб.
В соответствии с учетной политикой учреждения монитор и системный блок учитываются как самостоятельные объекты основных средств. При этом клавиатура, мышь являются составными частями системного блока. Его сборка осуществлена силами учреждения.
В бюджетном учете указанные операции отразятся следующими проводками:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Поступили от поставщика: | |||
– монитор | 1 106 31 310 | 1 302 31 734 | 12 000 |
– комплектующие (запчасти) для сборки системного блока | 1 105 36 347 | 1 302 34 734 | 30 000 |
– клавиатура | 1 105 36 347 | 1 302 34 734 | 2 000 |
– мышь | 1 105 36 347 | 1 302 34 734 | 1 000 |
Отражены капвложения в объект основных средств – системный блок в размере стоимости: | |||
– комплектующих (запчастей) для его сборки | 1 106 31 310 | 1 105 36 347 | 30 000 |
– клавиатуры | 1 106 31 310 | 1 105 36 347 | 2 000 |
– мыши | 1 106 31 310 | 1 105 36 347 | 1 000 |
Погашена задолженность перед поставщиком: | |||
– за монитор | 1 302 31 834 | 1 304 05 310 | 12 000 |
– за комплектующие (запчасти), клавиатуру и мышь (30 000 2 000 1 000) руб. | 1 302 34 834 | 1 304 05 347 | 33 000 |
Приняты к учету в составе основных средств: | |||
– монитор | 1 101 34 310 | 1 106 31 310 | 12 000 |
– системный блок | 1 101 34 310 | 1 106 31 310 | 33 000 |
Начислена 100 %-я амортизация при вводе в эксплуатацию: | |||
– монитора | 1 401 20 271 | 1 104 34 411 | 12 000 |
– системного блока | 1 401 20 271 | 1 104 34 411 | 33 000 |
[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2022 № 257н.
[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-
управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2022 № 157н.
[3] Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина РФ от 29.11.2022 № 209н.
[4] Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 06.06.2022 № 85н.
[5] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», утв. Приказом Минфина РФ от 07.12.2022 № 256н.
[6] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2022 № 162н.
Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №11, 2020 год
Варианты учета компьютера
Есть два варианта бухгалтерского учета компьютера:
- Отражение как единого объекта.
- Отражение по составным частям.
Более подробный ответ на вопрос, можно ли считать компьютер основным средством, в нашей статье по ссылке выше.
На практике:
- если компьютер приобретён в сборе и в документах на приход он указан одним наименованием, такой объект ставят на учет по первому варианту;
- если в товарных документах компьютер указан отдельными позициями (например, монитор, мышь, блок) и его составные части имеют разный срок полезного использования, в этом случае используют второй вариант.
Рассмотрим более подробно указанные варианты бухучета ПК.
Если компьютер учитывается как единый объект.
С устаревшими частями компьютера поступайте так же — их необходимо ликвидировать. Оставшуюся стоимость таких составляющих необходимо списывать во внереализационные расходы при расчёте налога на прибыль. А в бухучёте — в состав прочих расходов. Если же вы списали всю первоначальную стоимость компьютера, то расходв в виде остаточной стоимости у вас не будет.
А что делать с новыми частями компьютера? Если происходит модернизация, то расходы на неё увеличивают стоимость компьютера. Причём как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте. Но порядок расчёта амортизации будет отличаться.
Начнём с ситуации, когда первоначальная стоимость компьютера изначально была менее 40000 руб. В связи с этим вы сразу же списали имущество на расходы. А возможно, что компьютер вы полностью самортизировали, т. е. остаточная стоимость равна нулю. Во всех этих случаях вы вправе определить самостоятельно, как долго станете списывать расходы на модернизацию в бухучёте.
Налоговый учёт. В налоговом учёте норму амортизации пересчитывать рискованно. Чиновники настаивают, что расходы на модернизацию необходимо продолжать списывать по старой норме (письмо Минфина России от 3 октября 2022 г. №03-03-06/1/40974).
Хотите внедрить в своей организации CRM или получить бесплатную консультацию? Тогда звоните нам по
телефону: 7(843)202-38-93
Если компьютер учитывается по частям.
Прежде чем списывать в учёте новые части компьютера, надо решить вопрос, что делать с теми, которые надо заменить. Ведь они могут быть не списаны до конца. В этом случае проведите ликвидацию устаревшей техники. Недосписанную амортизацию в налоговом учёте относите к внереализационным расходам (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Новую часть компьютера принимайте к учёту в обычном порядке. Так, если купленный объект стоит дороже 40000 руб., это будет основное средство. Его надо амортизировать в бухгалтерском и налоговом учёте. Покупки дешевле 40000 руб. получится списать единовременно как материалы.
Компьютер — единый объект
Самое главное преимущество этого способа состоит в том, что он не вызовет никаких вопросов у налоговиков. Ведь уже много лет подряд чиновники высказывают одно и то же мнение: отдельные части компьютера являются единым объектом. По их мнению, основное средство — это объект со всеми его частями и принадлежностями.
Этот вариант можно применять как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте. Если общая стоимость всех частей составит не более 40000 руб., вы спишете всю сумму расходов единовременно. В бухучёте отразите такое имущество на счёте 10. А в налоговом включите в состав материальных расходов в тот момент, когда спишите компьютер в эксплуатацию.
Если же стоимость всех частей компьютера превышает 40000 руб., то расходы надо будет списывать равномерно. Все части компьютера в этом случае являются одним объектом. Поэтому на него оформляйте один первичный документ — инвентарную карточку по форме №ОС-6 или первичку, которую утвердил директор кооператива.
Отметим, что учёт компьютера в качестве единого объекта безопасен. Но иногда невыгоден (если общая стоимость всех составляющих больше 40000 руб., а каждой в отдельности меньше) и неудобен. Так, если вы решите в будущем модернизировать компьютер, менять устаревшие части, то скорее всего надо будет пересчитывать стоимость всего компьютера.
Этот вариант учёта также неудобен, если в компании мониторы часто компонуют с разными системными блоками. Например, сначала используют в паре с одними системными блоками, а потом с другими.
Кроме того, иногда системный блок устанавливают как сервер к нескольким компьютерам или мониторам. Такой нестандартный набор вообще невозможно учесть в качестве единого объекта. Во всех случаях у вас есть основания учитывать составляющие компьютера отдельно.
Нормативные акты: учет мониторов и системных блоков
(ред. от 01.06.2022)
«Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за деятельностью малых предприятий в сфере науки и использования цифровых технологий»Под ПК понимается настольный компьютер — оборудование, требующее постоянного подключения к электросети и чаще всего установленное стационарно (например, системный блок и монитор представлены в виде отдельных устройств, соединенных между собой проводами, моноблоки) или портативный (переносной) компьютер — оборудование, использование которого не требует постоянного подключения к электросети (например, ноутбуки, нетбуки, смартбуки, планшетные компьютеры).
Отражение пк в учете как единого объекта
Разберем на примере, как оприходовать компьютер стоимостью более 40 000 рублей.
Отражение пк в учете по составным частям
Компьютер также можно поставить на учет составными частями, если:
- комплектующие имеют разный срок полезного использования;
- возможно их использование по частям.
Например, когда мышь используют при работе со стационарным ПК и в командировке на ноутбуке. Или же к одному компу подключат несколько мониторов, и т.д.
Рассмотрим, как оприходовать компьютер, если он куплен по запчастям.
В условия прошлого примера добавим информацию, что комплектующие куплены в разное время и у разных продавцов. Монитор, камеру и клавиатуру компания предполагает использовать для подключения к стационарным системным блокам и в случае необходимости переносить их на дежурное место.
На основании этого в приказе на ввод в эксплуатацию установлены разные сроки полезного использования частей.
Поэтому сам системный блок поставлен на учет как ОС. А оприходование частей компьютера стоимостью менее 40 000,00 рублей проведено через счет 10:
- Дебет 10 Кредит 60 – 15 000,00 рублей – поставлен на учет монитор;
- Дебет 10 Кредит 60 – 1 000,00 рублей – поставлена на учет клавиатура;
- Дебет 10 Кредит 60 – 700,00 рублей – поставлена на учет мышь;
- Дебет 10 Кредит 60 – 1 200,00 рублей – поставлена на учет видеокамера.
При отпуске в эксплуатацию со счета 10 можно списывать в расходы всю стоимость объектов, без начисления амортизации.
Составляющие компьютера — отдельные объекты
Обычно запчасти для компьютера стоят не дороже 40000 руб. Поэтому, учитывая компьютер по частям, у вас есть возможность списать составляющие единовременно, не начисляя при этом амортизацию.
Но такой вариант может вызвать у налоговиков вопросы. Чтобы проверяющих устроил ваш способ учёта, подготовьте чёткие аргументы, почему вы не стали компьютер соединять в один объект. Все эти доводы представьте в учётной политике или отдельном приказе Председателя.
Перечислим возможные аргументы. Во-первых, отдельные составные части не всегда работают как единый объект. В кооперативе монитор могут установить сначала одному сотруднику, а потом переставить другому. А по мере обновления техники старые компьютеры перемещаются в другим работникам.
Во-вторых, у разных частей компьютера сроки службы могут существенно различаться. В этом случае объекты надо учитывать отдельно. На это прямо указывает п. 6 ПБУ 6/01. Все части вычислительной техники относятся ко второй амортизационной группе. Поэтому срок может составить от 25 до 36 мес.
Кстати, такой аргумент помог одной организации выиграть в суде. Судьи посчитали, что различные сроки являются достаточным доказательством того, что компьютер можно было не учитывать как единый инвентарный объект. Причём как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте (определение ВАС РФ от 16 мая 2008 г. №6047/08).
Списываем расходы по обновлению компьютера
В случае выхода компьютера из строя кооператив вынужден приобрести новый монитор, системный блок или комплектующие. Во всех этих случаях речь идёт о ремонте компьютера. А значит, расходы на покупку новых частей можно списать как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте единовременно (п. 14 ПБУ 6/01, ст. 260 НК РФ).
Чиновники с этим давно не спорят (письмо Минфина России от 9 октября 2006 г. №01-01-04/4/156). Ведь если расходы направлены на то, чтобы поддерживать компьютер в рабочем состоянии, то это ремонт.
Другое дело, когда кооператив обновляет компьютеры или их части в связи с моральным износом. Тогда речь идёт о модернизации. Это вывод чиновники давно сделали в письме Минфина России от 6 ноября 2009 г. №03-03-06/4/95. Как нам удалось выяснить, мнение специалистов финансового ведомства с тех пор не поменялось.
Причём учёт расходов на обновление зависит от того, как изначально вы учитывали компьютер — в качестве единого объекта или в виде самостоятельных частей.
Вывод
Мы рассмотрели, как оприходовать компьютер стоимостью менее 40 000 рублей и более. Правила учета ПК зависят от порядка и целей приобретения и срока полезного использования составных частей.
